Bekommt ihr auch manchmal E-Mails, bei denen ihr nicht sofort erkennen könnt, von wem diese jetzt eigentlich verschickt wurde? Oder sucht ihr auch am Ende der E-Mail nach einer Rufnummer, da ihr noch etwas telefonisch klären wolltet und könnt dann nichts finden? Leider gibt es immer noch sehr viele, bzw. wieder sehr viele Unternehmen, Organisationen und Personen, die keine oder unzureichende E-Mail-Signaturen verwenden. Aber muss das denn heutzutage noch sein? Ist die E-Mail-Signatur wichtig?

Wer sich die letzten Monate auch intensiver mit der DSGVO beschäftigt hat, der wird unweigerlich auch von der Impressumspflicht nach dem TMG (Telemediengesetz) gehört haben. Diese gilt tatsächlich auch für die E-Mail-Signaturen.

 

Also wann ist eine E-Mail-Signatur nötig, wie sieht diese aus und gibt es Strafen, wenn keine oder nur eine ungenügende vorhanden ist?
Die Antworten findet ihr natürlich hier.

Bereits seit 2007 ist es gesetzlich sogar vorgeschrieben, dass wichtige Informationen in die E-Mail-Signatur gesetzt werden müssen. Zu finden ist dies im EHUG (Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister) und im Unternehmensregister. Somit sind alle Gewerbetreibenden verpflichtet, eine vollständige E-Mail-Signatur zu führen. Da die Grenzen jedoch zwischen privat und gewerblich immer fließender werden, sollte man seine Signatur sowohl im gewerblichen, als auch im privaten Bereich einrichten.

Und was gehört alles in eine E-Mail-Signatur rein?
Die Angaben einer Telefonnummer sind nicht zwingend notwendig, erleichtern jedoch die Kommunikation enorm. So muss der E-Mail-Empfänger diese nicht extra heraussuchen. Die Angabe der Bankverbindung oder der Umsatzsteuernummer sind auch nicht verpflichtend, da sie nur auf der Webseite und auf den Rechnungen und Angeboten ausgewiesen werden müssen. Zusätzliche Daten können aber eine Rückmeldung auf die E-Mail erleichtern. Also zeigt euren Kunden bzw. Gesprächspartnern ruhig, dass ihr an einer guten Kommunikation interessiert seid. Diese Angaben variieren dann natürlich je nach Geschäftsform. Fehlende oder unvollständige E-Mail-Pflichtangaben können verschiedene rechtliche Folgen haben.

Zum einen können jetzt Zwangsgelder festgesetzt werden und Strafen von bis zu 5.000 Euro fällig werden  (§ 14 HGB).  Schlimmer jedoch wären Abmahnungen der Konkurrenz. Auch wenn eine fehlende E-Mail-Signatur nicht direkt den Tatbestand des unlauteren Wettbewerbs erfüllt, kann man sich den Ärger mit den Anwälten sparen, indem man vorsorglich dafür sorgt, dass E-Mail-Signaturen vorhanden sind.

Eine E-Mail-Signatur sollte daher immer grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
  • die Rechtsform (wie etwa „e.K.“, „KG“, „OHG“, etc.),
  • Ort der Handelsniederlassung / Sitz der Gesellschaft (ladungsfähige Anschrift)
  • das zuständige Gericht
  • die Handelsregisternummer
  • bei Kapitalgesellschaften müssen zudem die Namen der vertretungsbefugten Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden angeführt werden.

 

Beispiel für eine E-Mail-Signatur für private Zecke:

Beispiel für eine E-Mail-Signatur für geschäftliche Zwecke:

Allgemein lässt sich also sagen, dass in eine E-Mail-Signatur die Informationen gehören, die auch im Impressum angegeben werden müssen.

Daher empfiehlt es sich auch sehr, die Signaturen in dem jeweiligen E-Mail-Programmen einzustellen und für interne und externe Empfänger automatisiert an die Nachrichten anhängen zu lassen.  Ich benutze seit Jahren bereits schon das Programm Mozilla Thunderbird und richte dort auch meinen Signaturtext als HTML ein, um diesen besser formatieren zu können.

Ihr könnt die Signatur bei Mozilla Thunderbird mit Rechtsklick auf euren E-Mail-Namen einfügen. Klickt danach zunächst auf Einstellungen:

 

Es wird sich folgendes Fenster öffnen:

Dort habt ihr nun die Möglichkeit, eure Signatur einzutragen. Auch Visitenkarten lassen sich anhängen.

Es gibt jedoch eine nervige Einstellung bei Thunderbird in der Signatur: über der Signatur wird automatisch ein doppelter Bindestrich gezogen. Ich hätte es jedoch lieber, wenn dieser nicht dort wäre, sondern nur einer nach der Phrase „Mit freundlichen Grüßen“ bliebe. Man kann dies tatsächlich einstellen, jedoch nur auf Umwegen:

Klickt die drei Bindestriche auf der rechten Seite an und wählt die Einstellungen aus.
Ihr kommt nun zu folgendem Fenster. Ihr wählt unter den erweiterten Einstellungen  den Reiter „Allgemein“ und klickt unten auf „Konfiguration bearbeiten“:

 

ACHTUNG: Hier erhaltet ihr nun die Warnung, dass die Gewährleistung an dieser Stelle möglicherweise endet. Dies ist uns bewusst und daher entscheidet das selbst für euch oder sichert euch bei eurer IT ab. Ich möchte nicht, dass ihr Ärger bekommt!

Das nächste Fenster würde dann so aussehen. Hier suchen wir nun nach „Signatur“ und finden den „signature_separator“. Mit einem Doppelklick setzen wir den Wert von „false“ auf „true“ und können das ganze wieder schließen.

 

Wenn ihr nun eine neue E-Mail öffnet, dann sollte in eurer Signatur der obere doppelte Bindestrich verschwunden sein und ihr könnt eure Signatur so gestalten, wie ihr es gerne hättet.